Customer Story
シームレスな情報共有で毎月2000時間の削減。大阪ガスの未来を担う最新のAI技術
都市ガスの製造と供給をはじめ、生活に欠かせないインフラを提供する「大阪ガス」。リモートワークの導入に伴う情報共有や、社外ステークホルダーとのドキュメントの権限管理に課題を感じていました。プロジェクトマネジメントのための進捗管理、毎日の議事録などのドキュメント作成、それらを適切な階層で共有するシステム。全てをオールインワンで叶えてくれるシステムを探していた時に出会ったのがNotionでした。現在では、社内ポータルとしての活用だけでなく、NotionAIを駆使した業務効率化にも取り組んでいます。
組織全体の情報共有をNotionで。毎月2000時間の削減に成功。
大阪ガスでは、コロナ禍により出社をリモートワークに切り替えました。また、社外とのプロジェクトが増え、複雑な情報の権限管理の必要性が増加。これに伴い、効率的な情報管理、ドキュメント共有時の権限付与の簡略化が急務となりました。それまでの情報管理の仕方や使っていたツールでは、様々な形式のドキュメントが点在しており、情報を探すのに時間がかかっていました。また、社外との情報共有では、毎回権限に合わせてドキュメントを書き換えたり、完成した文書ファイルをメールに添付するのに工数を取られていました。そこで見つけたのがNotionです。オンライン上で社内の必要な情報を一元管理でき、ドキュメントの階層化とリンクひとつでのドキュメント共有が可能に。議事録作成からプロジェクトの進捗管理までもをオールインワンで叶えてくれます。
Notionを導入し、全てのドキュメントを集約すると、大阪ガスの社内ポータルが完成しました。Wiki機能を使うことで、議事録や社内ルールなど社内の全ての情報がオーナーや作成日ごとに管理でき、誰もが簡単にアクセスすることができます。また、社外との情報共有は、Notionのページごとに権限を分けられる特長を利用。複雑な権限管理が簡単になりました。現在大阪ガスのNotion上では、毎月8万ページが作成・編集され、そのうちおよそ3割が10名以上に共有されています。これをもとに計算すると、ページ共有に削減できる時間だけでも、その数は月に2000時間以上にも及びます。
個別の機能に特化するツールはあっても、全ての機能を包括する”オールインワン”なツールは、今のところ“オンリーワン”です。
毎週1時間の定例が、「Notionを読むだけ」に。
リモートワークをする人と出社する人の情報格差をなくすため急務だった、ドキュメント化の徹底。これまでは出社が基本であったこと、会議の後に議事録を作成するのに手間がかかることから、ドキュメントされる情報が限られていました。そのため、検討事項の背景資料や過去の会議の内容が探せないこともしばしば。
Notionは、簡単に整ったフォーマットを作成し、リンク発行によりすぐにドキュメントを共有することができます。そのため、会議のアジェンダを事前にリンクで送付し、出席者みんなでリアルタイムに議事録を書き込むことが可能に。動画、テキスト、URLなどさまざまな形式の資料を簡単に埋め込めるので、プロジェクトに紐づく背景、打ち合わせの議事録、成果物までを全てをドキュメントにして管理することができました。これにより、あるチームでは、これまで毎週1、2時間かけて行われていた定例会議が不要になりました。各々がアジェンダをNotionのページにまとめて格納し、進捗ステータスを更新したら、各自それを確認するだけ。大きな工数削減になったのは言うまでもありません。
進捗の可視化でビジネスアジャイルにも一役
大阪ガスでは、複数のチームが一体となってフレキシブルに仕事を進めるビジネスアジャイルを採用しているDXプロジェクトもあり、ここでもNotionが大活躍しています。横の連携が大切なビジネスアジャイル。これまでは、議事録から進捗を把握していたため、それを読むのに膨大な時間を費やしていました。Notionを導入後は、データベースに全ての業務資料を格納。チームごとに議事録や進捗状況が格納されているので、どのチームが何に取り組んでいるのかが可視化されました。これにより、進捗把握にかかる時間が圧倒的に削減できました。
Notion AIで他チームの議事録を要約すれば、短時間のキャッチアップが可能に。
NotionAIに、検索もテキスト作成もおまかせ
今や仕事をするのになくてはならない存在になったNotion。大阪ガスの仕事の全てが詰まったプラットフォームであり、生きるために必要な空気のような存在でもあります。大阪ガスのこれからの仕事が、Notionにより広がっていくのが楽しみです。
中でも、可能性を感じているのがNotion AI。大阪ガスでは、情報の検索やドキュメントのサマリにNotionAIを導入しており、その工数削減効果はすでに実証済みです。大阪ガスのNotion内からある特定のページを探し出すのに、NotionAIを使うグループと、人力で検索するグループがかかる時間を計測したところ、Notion AIを使ったグループが平均30%の検索時間を削減できていることがわかりました。社内の様々なデータをNotion上に蓄積していくことで、NotionAIの活用の幅はさらに広がるはず。それによる効率化で、人にしかできない仕事にさらに集中できる未来が、すぐそこまで来ています。
